Hoy en día las agencias de marketing digital no necesitan tener un espacio físico donde acomodar a sus trabajadores, o reunirse con los clientes. Las relaciones comerciales y laborales se dan de forma muy eficiente en remoto. Sin embargo, la gestión de equipos de personas en remoto debería de incluir unas bases claras para facilitar las relaciones y lograr el buen fin de cada proyecto digital.
Uno de los retos a los que me he visto enfrentada últimamente es mantener cohesionada una agencia formada por freelancers internacionales que trabaja para diferentes clientes. Y esto es lo que me ha enseñado la experiencia gestionando equipos de personas en remoto:
Construir una cultura de equipo fuerte
Basada sin duda en los valores y objetivos de la dirección de la agencia o empresa. Saber qué nos mueve como agencia, qué esperan nuestros clientes de nosotros, cuáles son los objetivos como agencia a medio y largo plazo… a parte de tener claro las fechas límites, presupuestos o plataformas publicitarias donde se desarrollan nuestros proyectos.
Una cultura de equipo se hace fuerte en el día a día: superando retos juntos y compartiendo experiencias, pero también sintiéndonos a salvo de expresar nuestros puntos de vista y dudas en el trabajo. Considero que desde la gerencia, gestos tan básicos como tener un tablón de anuncios digital con los logros de la empresa, realizar sesiones de training internos, permitir que los especialistas acudan a las reuniones con el cliente final pueden ayudar a que cada individuo se sienta miembro de una organización con objetivos en común.
Basarse en unas normas de trabajo
Como project manager y freelance trabajando en la gestión de personas en remoto, uno de los papeles esenciales es consensuar unas normas de trabajo practicadas por los diferentes especialistas y que garanticen el buen término de los proyectos con un mínimo de calidad.
Ya que se da la situación dentro de un equipo, siendo todos especialistas en la misma materia, que cada uno de ellos tenga una manera de realizar el trabajo distinta, haciendo que sea complicado continuarlo por otro compañero por ejemplo. Además en entornos donde los equipos están integrados por diferentes culturas incluso usos horarios, esto se hace más importante.
Aunque la palabra «normas» suene un poco arcaica, en mi experiencia esto se puede materializar en forma de documento compartido al estilo de un estatuto, o incluso en la creación de plantillas para los procesos más importantes o esenciales en las acciones de marketing digital: lanzamiento de campañas, revisión de cuentas actualización de herramientas, uso del email corporativo, presentación de informes, etc.
Además, una manera de mitigar frustración, incertidumbre y en ocasiones malentendidos es estableciendo ciertas bases y requisitos genéricos en los diferentes proyectos y roles dentro de un equipo. Por ejemplo, qué requisitos básicos queremos que un informe mensual para un cliente, cuándo debe ser entregado dicho informe, qué hacer cuando hay un problema de pago en una cuenta publicitaria, etc.
Crear un informe de comunicación interna
Es curioso ver cómo pese a la integración de herramientas colaborativas en las organizaciones, algunos miembros de los diferentes equipos pierden parte de la información o no comunican del todo el punto en el que se encuentran sus tareas dentro de los proyectos donde colaboran. He observado y me ha pasado que en ocasiones se debe a que sienten que están trabajando solos cuando son parte de toda una organización.
Por eso es interesante como project manager construir un documento donde quede pautado cómo nos comunicamos como equipo, entre nosotros y con el cliente. Clarificando situaciones tan cotidianas como qué tipo de comunicación se debe compartir por Slack, si se prioriza el uso del chat interno para ciertos momentos. si se debe usar el whatsapp para hablar con el jefe y cuando, pautar quién contesta a un email de un cliente en conjunto o cuánto tiempo se tiene para contestar son algunas de las situaciones que pueden darse durante el trabajo en conjunto.
Usar una herramienta de colaboración del trabajo para gestionar tus proyectos
Puede ser Trello, Clickup, o Smartsheet dependiendo de la tipología de proyectos, de equipos, y del uso que pretenda darse para facilitar el trabajo y alcanzar los objetivos empresariales de la empresa. Estas herramientas deben ser sencillas para los miembros del equipo y que hagan la función de facilitar el trabajo y no suponer una tarea más.
El reto para el project manager en la gestión de equipos de personas en remoto suele ser lograr el cambio de mindset y que cada especialista vea este tipo de herramienta como una ayuda a su trabajo y al del equipo en conjunto, se atreva a utilizarla y lo haga en su día a día.
En ocasiones es interesante tener un tablero tipo Kanban por proyecto con las columnas de estado básicas, pero en otros es necesario tener varios tableros por especialista y unificarlos en uno superior y por proyecto si se quiere tener un buen control. También es común que el cliente ya tenga su propio sistema de colaboración interna y nos pida integrarnos.
Herramientas externas como placker.com para Trello van un paso más allá permitiéndote organizar vistas por plan, y sacar reports del trabajo realizado o pendiente si se trabajan los atributos extra que permite la herramienta en cada tarjeta, puedes asignar story points según cada tarea, o saber el esfuerzo pendiente del equipo de cada proyecto.
De un modo u otro, usar una herramienta de gestión de proyectos debe ser fácil para los miembros del equipo, manejables y que signifiquen para cada especialista una ayuda y no una tarea extra, a la que dedicarle mucho más tiempo del que ya le dedican a los proyectos como especialistas de marketing.
Llegados a este punto del post, usar una herramienta colaborativa es muy importante, pero menos mitigar ciertas frustraciones cuando se trabaja en equipo y en remoto. ¿Cuál es vuestra experiencia?
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