Se dice que la mayoría de proyectos digitales fracasan, o no llegan a realizarse según los resultados esperados por el cliente.
Podemos calificar como un proyecto fracasado aquel que o bien no se logró en tiempo, o ni con el presupuesto o en los términos de alcance acordados.
Como project manager sabemos que pocos son los proyectos que no sufren cambios y alteraciones en su ciclo de vida, y que por lo tanto son susceptibles de acabar en fracaso tanto para el cliente como pare el propio equipo.
Sin embargo, aún podemos lograr que nuestro proyecto digital se encuentre entre los que sí acabaron como un éxito para el equipo y el cliente.
¿Cómo conseguir que un proyecto digital no fracase?
La típica respuesta es “siendo ágiles y flexibles al tiempo que manteniéndonos adaptables al entorno” lograremos conseguir los resultados esperados. Para muchos directivos la clave está en contratar grandes talentos, herramientas de última tecnología y tener un presupuesto holgado en caso de incidencias para entregar el proyecto con éxito.
Sin embargo, ¿por qué siguen suponiendo un alto porcentaje los proyectos fracasados aún cuando se han superado los criterios de aceptación por el cliente y se ha entregado en el tiempo y presupuesto estimados?
La falta de comunicación del propósito real causa el fracaso del proyecto.
Tan sencillo y tan complicado de mantener como la falta de comunicación sobre el impacto, objetivo o propósito real del proyecto a los integrantes del equipo resulta en el fracaso del proyecto.
Para muchos profesionales que disfrutan realmente de su trabajo, y para la mayoría de personas que invertimos gran parte de nuestro tiempo en el trabajo, no saber cómo impactará el proyecto en el cliente, o qué puede aportar en la sociedad significa una pérdida de motivación en el día a día que seguramente acabe lastrando el proyecto.
Como consecuencia, por parte del project manager es clave conocer a fondo el propósito del proyecto, y así saber comunicar al equipo con continuidad porqué se ha estructurado el proyecto en unos ciertos hitos, porqué se han desgranado en ciertas tareas y porqué se han establecido unos criterios de aceptación, por ejemplo.
Cuando los miembros de un equipo de trabajo se sienten visibles y parte de un proyecto, su implicación aumenta y la probabilidad del éxito del proyecto también. Especialmente post pandemia, cuando son muchos los profesionales que trabajan en remoto, incluso en diferentes husos horarios y con culturas diferentes, ver la luz al final del túnel ayuda a continuar realizando trabajo eficientemente.
Si no puedes articular el porqué de un proyecto es difícil que logres que otras personas te sigan en el proceso. Y esto viene muchas veces dado de parte de la propia gerencia hacia los mandos intermedios.
La constante incertidumbre en los proyectos
Además, en la mayoría de proyectos siempre hay un alto grado de incertidumbre, de cambios inesperados y muchas situaciones donde cada miembro del equipo tiene que adaptarse. Este aumento del estrés adicional a la realización de cada tarea, nos afecta en la energía que ponemos, el grado de satisfacción con el trabajo y con nuestros compañeros, y por ende en el nivel de productividad en su realización.
Ahí es donde toma un papel importante compartir el propósito real del proyecto, así como ser transparentes con el resto de compañeros de equipo sobre los obstáculos que van surgiendo, los hitos conseguidos, el feedback del cliente, etc. La constancia en la comunicación es muy importante, para mantener la involucración de todos y conseguir que nos sintamos un verdadero equipo.
La falta de comunicación con el verdadero cliente como causa del fracaso de un proyecto
En algunas ocasiones no tener en cuenta al verdadero beneficiario de la completitud de un proyecto es lo que lo lleva al fracaso, incluso en proyectos a muy larga escala como la construcción de un aeropuerto o un puente entre dos países.
Según el detallado análisis realizado en este libro sobre la Gestión de los implicados de un proyecto (Stakeholders Management), el autor muestra claramente varios casos donde al haber confeccionado un proyecto sin contar con las personas que iban a hacer su uso directo, estos proyectos a gran escala con presupuestos billonarios acabaron en fracaso y pérdida.
Es el caso de la moderna terminal 5 del aeropuerto de Heathrow, con un presupuesto de 4.3bn de Libras Esterlinas, y que se abrió al público en marzo de 2005. Desde el primer día todos los vuelos tuvieron que ser cancelados, supuso la pérdida de más de 150.000 maletas y miles de pasajeros quedaron atrapados en la terminal. Aquí un artículo de un periódico del momento.
¿Por qué fracasó este proyecto desarrollado con la última tecnología? Porque al no tenerse en cuenta al personal de tierra, no se planificó ni ejecutó un programa de capacitación para que la plantilla del aeropuerto conociera de primera mano la nueva infraestructura aeronáutica y supiera asistir a los pasajeros sin problema.
Igualmente hoy en día se siguen desarrollando proyectos digitales como algunos ecommerce desde el punto de vista del programador o patrocinador del proyecto, pero no teniendo en cuenta las personas que serán sus clientes finales.