Slack puede ser una excelente herramienta colaborativa para un project manager cuando se usa adecuadamente. Es decir, como complemento a otras herramientas de gestión de proyectos, y no como única herramienta de gestión de proyectos.
En el post de hoy enumeraré algunas de las ventajas del uso de Slack y algunas de las desventajas que he encontrado en la gestión de proyectos digitales. Teniendo en cuenta que se trata de una plataforma de mensajería rápida pero con múltiples integraciones con otras externas, Slack se define a sí mismo como una potente ayuda en algunas de las fases de cualquier proyecto: la planificación, ejecución y medición.
Ventajas de Slack como herramienta de gestión de proyectos:
- En la planificación de un proyecto, Slack favorece la entrega inmediata de documentos y archivos entre compañeros lo que agiliza el arranque del proyecto.
- Permite la integración con otras herramientas de gestión de proyectos, haciendo que en muchas ocasiones no sea necesario salir de la plataforma para estar al corriente de los progresos del proyecto.
- Gracias a algunas funcionalidades de Slack como los recordatorios, la supervisión del avance de un proyecto se puede automatizar destacando las fechas tope de entrega o ciertas reuniones.
- Cada espacio de trabajo de Slack es el lugar común donde los miembros de una empresa están conectados. Como project manager es muy sencillo consultar rápidamente el estado de una tarea, asignar tareas a personas, o convocar una junta para solventar dudas ocasionales entre varias personas durante la ejecución de un proyecto desde esa misma plataforma.
Desventajas de Slack como herramienta de gestión de proyectos:
- La sobrecarga de notificaciones puede que nos llegue a distraer y, al estar conectados a nuestro puesto de trabajo en remoto, perdamos tiempo en realizar las tareas asignadas y obviemos conversaciones o mensajes realmente importantes.
- El escaso uso del canvas y las descripción de los canales para destacar información, actualizar compartibles y archivos que crearían la base sólida y actualizada de la documentación necesaria para que cada equipo realice su trabajo.
- La falta de contexto en los chats y canales aportan confusión en las comunicaciones, que unido al hecho del trabajo en remoto, provoca malentendidos o repuestas duplicadas y tardías.
Sin embargo, me gustaría aportar algunos consejos para sacar el máximo partido de Slack en la gestión de proyectos.
- Crea una guía de uso o de etiqueta entre los miembros del espacio de trabajo.
Puede sonar como algo impuesto pero acordar ciertas prácticas como cuándo mencionar o no a los compañeros, dónde es mejor hablar con un compañero, en qué ocasiones es mejor compartir una información por DM o por un canal, cuánto tiempo esperar una respuesta, etc. evita duplicidad de comunicación, agiliza los intercambios entre compañeros haciendo que Slack no sea una fuente distracción y sobrecarga de información.
- Reserva bloques de tiempo en tu calendario compartido para hacer otras tareas sin interrupciones.
Puede ser muy tentador para los miembros de tu equipo preguntarte por mensaje directo siempre que te vean conectado, pero si se establecen bloques de tiempo donde no se permiten las interrupciones el trabajo puede ser completado antes.
Recomienda lo mismo para tu equipo.
- Revisa cada espacio de trabajo regularmente y mantente al día.
Como dijimos al principio Slack es una herramienta de comunicación y mensajería instantánea pero sirve de apoyo para otras de gestión de proyectos y tareas, por lo que para no dar nada por alto es recomendable ir revisando los diferentes canales donde participamos de forma regular.
Existen herramientas que también ayudan a unificar otras, como zapier.com, para ver los diferentes datos y actualizaciones en una misma interfaz.
Si has trabajado como gestionando proyectos desde Slack, ¿encuentras alguna otra ventaja o desventaja? Cuéntanos.