Mientras que algunas empresas piensan que trabajan en entornos ágiles porque permiten el trabajo en remoto, usan Trello o se comunican por Slack, en la gestión de proyectos digitales poner en práctica los cuatro valores del Manifesto Agile va mucho más allá.
Aplicar el Manifesto Agile en la gestión de proyectos se centra más en un cambio de mentalidad en el día a día por parte de los equipos de trabajo, desde la dirección hasta cualquier miembro del equipo, considerando no solo proyectos digitales sino de cualquier tipo.
¿Qué es ser Agile en la gestión proyectos?
Realmente sería funcionar como un equipo desarrollando un trabajo (de desarrollo web, construcción, marketing digital, etc. ) siguiendo los cuatro valores y los doce principios Agile con el objetivo de centrar nuestro esfuerzo como equipo en producir valor al cliente en contextos altamente cambiantes donde los requisitos y la propia tecnología cambian constantemente.
¿A quién no le ha pasado estar a mitad de un proyecto y que haya un cambio de requisitos? Si quieres aportar valor a tu cliente, tienes que ajustarte a lo que te solicita «ahora» que no se trata de un sí abierto pero lograr un balance entre el plan de marketing (por ejemplo) y lo que el cliente considera valioso clientes potenciales (por ejemplo).
¿Qué no es ser ágil en la gestión de proyectos?
Basarse en un proceso, una herramienta de gestión o en ciertas metodologías de forma superficial, como por ejemplo, organizar el trabajo de colaboración en Jira pero actualizarlo con el equipo, no informar de dependencias o situaciones que puedan resultar en un proyecto de baja calidad.
Y no permanecer abierto a los cambios de circunstancias del mismo cliente que obligan a cambiar el valor del proyecto.
Cómo aplicar el Manifesto Agile en la gestión de proyectos
1. Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
El centro de las metodologías ágiles son las personas que participan en el proyecto. A la hora de aplicar este valor del Manifesto Agile en el día a día de la gestión de proyectos deberemos de animar a que la comunicación entre los miembros del equipo, la escucha como project managers tanto de nuestros colaboradores como del cliente, y las formas de colaboración sean las apropiadas y se usen eficientemente.
Por lo tanto, algunas maneras de conseguir esto:
- creando un entorno seguro donde los miembros del equipo pueden aportar su opinión y conocimientos;
- creando equipos de trabajo consistentes cuyos miembro se dedican a un solo proyecto;
- facilitando un buen ambiente laboral para que los miembros del equipo estén más motivados;
- permitiendo la auto-organización dentro del equipo.
2. Software que funciona sobre una documentación extensiva
Ya no debemos invertir tanto tiempo y recursos en elaborar un plan de marketing o un plan de gestión del proyecto desarrollando las funcionalidad de forma muy precisa, ya que ésta es muy probable que cambien como lo hacen las propias herramientas de desarrollo, la tecnología, las circunstancias del cliente y el valor que queremos aportarle.
Por lo tanto, apuesta por:
- reuniones iniciales de brainstorming antes que invertir demasiado tiempo redactando las especificidades a modo interno;
- almacena y comparte la documentación con todo el equipo y permite comentarios y dudas para adelantar posibles bloqueos o dependencias que no se vieron al inicio del proyecto;
- reuniones cortas para enfrentar bloqueos y toma de decisiones rápida;
- escala los outcomes que espera el cliente si no puedes entregar el proyecto en la fecha acordada por ejemplo.
3. Colaboración con el cliente por encima de seguir un contrato
Por supuesto, para iniciar un proyecto se tiene que firmar un contrato donde se refleje el alcance del mismo, los costes y los tiempos, y que sirva de guía y luz verde para comenzar el desarrollo. Sin embargo, según el Manifesto Agile el objetivo del proyecto debe enfocarse en aportar valor al cliente, y puede que este concepto cambie con el tiempo y las circunstancias.
Por eso, intenta:
- Coordinar las entregas del proyecto con lo que el cliente pide de nosotros, mostrando pequeños avances o funcionalidades periódicamente;
- Ser cercano con tu cliente y mantenerlo informado de la forma que mejor resulte para él;
- Realiza tests, encuestas, pruebas de demostración para cerciorarte que estás desarrollando lo que el cliente espera del proyecto.
4. Responder al cambio antes que seguir un plan
Parece contradictorio con el anterior valor del Manifesto Agile, pero en muchos proyectos tenemos que saber redefinir prioridades, funcionalidades para alcanzar las expectativas del cliente y seguir aportando valor, aunque se haya firmado un contrato o se esté desarrollando algo y tengamos que dejarlo a medias.
La mejor manera de navegar estas situaciones puede ser:
- Crea la versión «light» del proyecto, donde el alcance y los costes se estimen aproximadamente para crear consciencia de posibles cambios de rumbo, incluso evita marcar fechas límites fijas.
- Define el objetivo del proyecto por los recursos y tiempos disponibles; si se acorta algunos de estas dos variables el cliente entenderá que el objetivo puede no lograrse o ser de un menor valor.
- Utiliza herramientas como Trello para hacer seguimiento del progreso al estilo Kanban y detectar tareas paradas y cuellos de botella a tiempo.
Espero que algunas de estas prácticas te animen a gestionar tus proyectos de forma ágil y colaborativa, donde las personas somos el centro. ¿Se te ocurre alguna otra práctica?