La metodología Kanban fue trasladada al ámbito de las empresas tecnológicas y de software como Microsoft, IBM y Sprint por David J Anderson, aunque tiene su origen la fabricación de automóviles Toyota en Japón por Taiichi Ohno durante los años 40s.
Hoy en día, Kanban es uno de los sistemas de gestión de flujo de trabajo más utilizados, ya que su base de construir un proyecto en ciclos iterativos se adapta perfectamente a los entornos complejos en los que se desarrolla un proyecto, ya sea de manufacturación, construcción, digital, etc.
En gestión de proyectos digitales con Kanban o cualquier otro tipo de proyecto, la base de la metodología es no perder el foco del estado del proyecto, reconocer posibles cuellos de botella y limitar las cargas del trabajo de cada miembro del equipo.
Ventajas de utilizar Kanban en la gestión de proyectos
Hoy en día muchas herramientas de software para gestionar proyectos como Trello.com, Monday.com o Asana se basan en Kanban. Sin embargo lo interesante de esta metodología no es solo poder colaborar en una misma tarea y mismo proyecto de forma remota, sino:
- Ajustar el estado del proyecto mediante el análisis rápido de las diferentes tareas por su situación en las columnas de estado.
- Mejorar la visibilidad del proyecto, tanto de las tareas pendientes o completadas, como de lo que cada miembro del equipo tiene asignado en tiempo real;
- Al estar las tarjetas asignadas a personas, cada miembro del equipo es capaz de sentirse más responsable, por las tareas que le fueron asignadas;
- Posibilitar una limitación de trabajo en curso o WIP, delimitando el número de tareas que el equipo tiene capacidad de realizar en cada iteración;
- Disminución de los cuellos de botella, o tareas atascadas, ya que la rápida visualización de las tareas permite reconocer aquellas que llevan mucho tiempo en una misma columna;
- Permitir las transparencia al compartir la información del proyecto para todo el equipo, además cada miembro puede ver lo que tiene por hacer.
Kanban: un tablero, columnas y tarjetas
Una vez tenemos claros los conceptos principales de esta metodología elegimos una herramienta de colaboración y construimos un tablero como éste.
Como vemos en la imagen, el método Kanban se centra en un tablero, unas tarjetas y unas columnas, que permiten ver rápidamente el flujo de trabajo de nuestro proyecto. Aunque hay diferentes formas de hacer uso de esta metodología de trabajo, la organización básica se compone de:
- Un tablero Kanban: Sería el plan de proyecto, que contiene toda la información necesaria repartida en columnas y tarjetas.
- Las Columnas: que se corresponde con cada estado del proyecto. Básicamente, las columnas: «Por hacer», «En progreso» y «Hecho»
- Las Tarjetas: Cada tarjeta contiene la información sobre la tarea a realizar para que se termine el proyecto.
En el ejemplo de arriba hemos incluido otras columnas pero igualmente cada una de ellas se refiere al estado de la tarea o tarjeta en cuestión, ya que debemos adaptar nuestro tablero al tipo de proyectos, integrantes, etc.
Algunos consejos para utilizar Kanban en proyectos de marketing digital
Como freelance en remoto y project manager de marketing digital, algunos consejos son:
- Intenta que las tarjetas no tengan muchas subtareas, para no perder la trazabilidad si algo no está completo. En este caso es mejor dividir esa tarea compleja y crear diferentes tarjetas para tareas más sencillas.
- Personaliza tu tablero con columnas extra de estado. Aunque la metodología Kanban se basa en los estado de «Por hacer», «En Progreso» y «Hecho», podemos añadir unas columnas intermedias si por ejemplo antes de pasar una tarjeta «En progreso» se necesita una autorización como podría ser un pago. O si entre las columnas «en progreso» y «por hacer» necesitamos realizar un test, podríamos crear una columna llamada «Testing».
- Usa las etiquetas, para diferenciar tareas con dependencias de las que no las tienen, tareas por miembro del equipo, tareas con bloqueos o tareas recurrentes por ejemplo.
- Crea etiquetas siguiendo una sintaxis consensuada, esto facilitará a cada miembro del equipo reconocer fácilmente el departamento o materia de dicha tarjeta.
- Crea una columna de Resources: aunque no es aconsejable que los tableros Kanban sean muy largos, en ocasiones es más cómodo tener una columna principal como Resources con enlaces a documentación imprescindible para el desarrollo del proyecto.
- Automatiza todo lo posible los procesos, tareas recurrentes, recordatorios, etc. para ahorrar tiempo de gestión y creación de tareas. Hazlo gracias a los diferentes Add-ons e integraciones de cada herramienta.
Utilizar una u otra herramienta de colaboración siguiendo la metodología Kanban es una forma sencilla de garantizar que los miembros del equipo puedan comprender su trabajo y tareas visualmente, sin importar cómo las planifiquen o lleven a cabo.