Hoy he mirado atrás, revisado tipologías de proyectos, equipos, clientes, etc. con los que he colaborado estos 10 años en marketing digital. Os presento mi metodología sobre la gestión de proyectos digitales, si bien anteriormente, las fases de iniciación y lanzamiento de un proyecto no se consideraban y pagaban.
Los clientes que como profesional independiente, hoy freelance, encontraba en mi camino daban por hecho que contratando tus servicios ibas a entender, plantear, organizar y aportar buenos resultados a su idea.
Los buenos resultados de un proyecto, de cualquier tipo, vienen seguidos de un buen arranque, es decir, de un análisis previo de la situación, una estructuración de un equipo y unos buenos entendimientos entre las partes colaboradoras.
He incluido dos secciones extra que son básicas en la gestión de cualquier proyecto, y por supuesto de un proyecto de marketing digital.
Fases de un proyecto de marketing digital
Cuando recibo un nuevo contacto o propuesta de colaboración y he valorado si los requisitos del cliente se ajustan a mis servicios como project manager y/o gestora de campañas de Paid Media, suelo realizar:
- Una reunión con el cliente para saber sus objetivos comerciales y margen de negocio, además de conocer sobre su vertical y la estacionalidad
- Una recopilación y análisis de su equipo y activos digitales actuales
- Una propuesta de proyecto de marketing digital donde se establece el alcance, los recursos necesarios (personas, contenidos, tecnología) y las fechas de entrega.
- La firmar de un acuerdo de colaboración contractual.
Con los objetivos y viabilidad del proyecto claros y una vez se ha propuesto las principales líneas de acción y métricas de seguimiento más general para el proyecto, también me encargo de:
- Revisar las herramientas de Analítica (informes iniciales, implementación nuevas herramientas) y entregar al cliente un informe que represente el estado actual del negocio online.
- Revisión SEO más profunda o auditoría (onpage, usabilidad, tiempos de carga).
- Auditoría de sus cuentas de PPC ya que con una gran probabilidad serán parte del proyecto de posicionamiento.
Durante la puesta en marcha, se genera una serie de documentos que merecen una nueva reunión con el cliente, donde explico qué es lo que deberíamos priorizar y sirven para estructurar las herramientas de colaboración.
Una vez sabemos qué plan de marketing digital vamos a realizar, me encargo de dar de elegir y estructurar ciertas herramientas y plataformas organizativas y de comunicación, donde el cliente también es partícipe.
Distingo entre:
1. Herramientas organizativas de tiempos y equipos:
Como Google Calendar que es muy útil para bloquear tiempos de trabajo según tipo de tareas y convocar reuniones con clientes.
Otras herramientas para dar de alta a los miembros del equipo, y crear el flujo de tareas son Trello, monday.com, Asana, Confluence o Notion.
Donde es interesante distinguir por tipos de tareas: tareas prioritarias con fecha límite, tareas que se deben hacer como seguimiento, revisiones periódicas, recordatorios (tareas ni urgentes ni prioridades) y eventos tipo reuniones.
2. Herramientas de comunicación tanto interna como externa:
Slack, Google Meet, emails, canales de Whatsapp, son ejemplos pero lo interesante es acordar con el cliente y con el resto de miembros del equipo qué canal prefieren, cómo y cuándo notificar situaciones urgentes, etc.
Las propias herramientas publicitarias y de gestión de proyectos nos permiten diferentes modos de llevar un control y seguimiento del avance del mismo.
Así podemos prevenir conflictos y corregir errores durante la ejecución del mismo proyecto, tanto a nivel de los resultados que espera el cliente de esta acción de marketing como más interno, del equipo y colaboradores:
- Seguimiento cualitativo: según los kpis establecidos, la satisfacción del cliente, la calidad de los entregables, etc. hacemos seguimiento de unas métricas que podemos analizar de las campañas y otras herramientas de medición.
- Seguimiento cuantitativo: relación de horas trabajadas vs horas por trabajar, el nivel de las personas que trabaja, si ese trabajo servirá para un futuro proyecto similar a tener en cuenta.
Un proyecto digital de posicionamiento SEO puede requerir de más de 6 meses para ver resultados y poder presentar métricas de éxito al cliente. Mientras que si nuestro cliente contrató una campaña de venta en Google Ads. los resultados suelen llegar en pocas semans y muchas veces no es necesario aportar informes de datos al cliente.
Existen herramientas y cuadros de mando donde podemos personalizar dichos informes y que el cliente tenga acceso al estado de la web y rendimiento de las campañas publicitarias cuando él lo precise.
- Equipos complementarios y multidisciplinares
- Métodos agile ( ir aportando valor al cliente, iterativo, tableros Kanban )
- Matriz esfuerzo valor (catalogar acciones teniendo en cuenta el esfuerzo que lleva, y el resulta que vamos a obtener).
- Pero se introduce unos quick wins para el cliente Por mi parte, saber pedir ayuda cuando mis conocimientos no están a la altura del proyecto, y saber facilitar y ayudar (de todo tipo técnico, tiempos, otros proyectos, etc.).
- Comunicación constante y activa
- Herramientas de planificación colaborativas
- Onboarding, procesos, roadmap, charter
- Transferencia de conocimiento