Como project manager, en el ciclo de vida de un proyecto de la naturaleza que sea, nos vemos obligados a equilibrar constantemente ciertas restricciones en la fase de ejecución para entregarlo con la calidad esperada por parte del cliente Las restricciones más comunes en proyectos digitales son el coste, el tiempo y el alcance del proyecto
Teniendo en cuenta que es bastante común que surjan variaciones en la fase de ejecución de un proyecto, y la naturaleza cambiante del entorno digital, una de las restricciones más temidas por los gestores es un cambio en el alcance propuesto por el cliente.
La triple restricción en project management
En project management estas variables se conocen como «triple constraint» y es fundamental tenerlas controladas ya que afectan directamente a la calidad que el cliente espera que se le entregue en la fase de cierre del proyecto. Dependiendo de qué variable es alterada, tendremos que equilibrar las otras para seguir garantizando que los entregables sean de calidad.
Por ejemplo, si durante la fase de ejecución del proyecto, el cliente nos cambia el presupuesto final puede que como gestores nos veamos obligados a reducir los recursos, y por eso la calidad final del entregable puede no llegar a ser la esperada por el cliente.
O si, por otro lado, la restricción en el proyecto digital viene de la mano del tiempo, cuando se adelantan las fechas de entrega acordadas, la calidad puede ser menor también al tener que llevar un ritmo más rápido y puede que menos minucioso en la realización de las distintas tareas.
En las manos de un buen gestor de proyectos digitales, un cambio en el coste del proyecto resultará en un entregable de menor alcance, es decir, con menos funcionalidades pero con una calidad mínima apta.
El alcance o la restricción en proyectos digitales más temida
En el estatuto de un proyecto debería quedar claramente acordado el alcance del mismo, es decir, qué funcionalidades entran y cuales no, qué entregables espera el cliente, cómo espera que se le entreguen, etc. todo en base al objetivo de la puesta en marcha del mismo.
En el ámbito de proyectos digitales, por ejemplo, en una campaña para vender online en Black Friday con Google Ads. el triángulo de la gestión de este proyecto digital sería:
- El coste abarcaría el presupuesto de inversión acordado con el cliente que va directo a la plataforma publicitaria, el coste de los archivos gráficos, el coste de desarrollo de una posible landing page para conectar los anuncios, y el coste de la gestión de los mismos.
- El tiempo sería la fecha límite cuando necesita el cliente que los anuncios estén activos, o si hay otro marco temporal requerido (tiempo de entrega de los materiales, tiempo de revisión de los anuncios por parte del cliente, etc.).
- El alcance en este caso comprendería el objetivo de los anuncios, la duración de la campaña, las redes utilizadas, incluso el tipo de informe de presentación de datos requerido.
Y no entraría dentro del alcance de este proyecto digital: lanzar las campañas en otras plataformas como Facebook Ads. porque entonces necesitaríamos balancear el coste del proyecto, ampliando el presupuesto o repartiéndolo entre las dos plataformas., y esto afectaría directamente al resultado (entregable) que nuestro cliente espera de nosotros. Además esta restricción en el proyecto digital repercutiría en costear también los recursos gráficos y audiovisuales necesarios en Facebook Ads.
En este ejemplo, un cambio a mayor alcance, pasar de una a dos plataformas publicitarias, nos vería teniendo que configurar y gestionar más anuncios, es decir, teniendo que dedicarle más tiempo al proyecto, lo que solo se podría suplir contratando a un especialista en esta plataforma.
Por eso el alcance es una de las restricciones más temidas en proyectos digitales, que solo se puede salvar acordando claramente los entregables con el cliente, entregándolos más a menudo y revisando con el equipo cualquier demanda del cliente que esté fuera del alcance inicial antes de ser aprobada.
La triple restricción nos recuerda que en un entorno tan activo como el digital tenemos que ser muy previsores con nuestros clientes y no vender proyectos baratos, bonitos y rápidos si queremos dar un buen servicio como agencia de marketing digital. ¿Estás de acuerdo?